EU-Förderbudget-Leitfaden: Kostenkategorien, Regeln & Vorlagen

Budget-Grundlagen: Was Horizon Europe tatsächlich fördert

Horizon-Europe-Förderungen erstatten förderfähige Kosten, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Der Fördersatz variiert je nach Maßnahmenart: Forschungs- und Innovationsmaßnahmen (RIAs) decken 100 % der förderfähigen Kosten ab, während Innovationsmaßnahmen (IAs) 70 % für gewerbliche Einrichtungen und 100 % für gemeinnützige Organisationen abdecken. Die Förderkomponente des EIC Accelerator deckt 70 % der förderfähigen Kosten bis zu 2,5 Mio. EUR ab.

Förderfähige Kosten müssen vier Bedingungen erfüllen: Sie müssen während des Projektzeitraums anfallen, sie müssen mit dem Projekt verbunden und im Arbeitsplan vorgesehen sein, sie müssen den geltenden nationalen und EU-Rechtsvorschriften entsprechen, und sie müssen in den Buchhaltungsunterlagen des Begünstigten identifizierbar und überprüfbar sein. Kosten, die nicht alle vier Bedingungen erfüllen, werden bei Finanzprüfungen abgelehnt — und die Kommission führt systematisch Ex-post-Prüfungen an einer Stichprobe abgeschlossener Projekte durch.

Das Arbeitsprogramm 2026–2027 führte erhebliche Budgetvereinfachungen ein. Etwa 50 % der Horizon-Europe-Ausschreibungen nutzen mittlerweile die Pauschalbetragsfinanzierung anstelle der Abrechnung auf Basis tatsächlicher Kosten. Im Pauschalbetragsmodell erhalten die Begünstigten einen festen Betrag pro Arbeitspaket nach Lieferung der vereinbarten Ergebnisse — ohne die Verpflichtung, einzelne Kostenpositionen nachzuverfolgen. Dies beseitigt den Großteil des Berichtsaufwands, erfordert jedoch eine sorgfältige Budgetierung im Vorfeld, da Sie keine zusätzlichen Mittel beantragen können, wenn die tatsächlichen Kosten den Pauschalbetrag übersteigen.

Direkte Personalkosten: Die größte Budgetposition

Personalkosten machen typischerweise 60–80 % eines Horizon-Europe-Budgets aus. Die Kommission erstattet die tatsächlichen Gehaltskosten (Bruttolohn zuzüglich der gesetzlichen Arbeitgeber-Sozialabgaben) der am Projekt arbeitenden Beschäftigten, anteilig nach dem Prozentsatz der für Projektaktivitäten aufgewendeten Zeit.

Die Standardberechnung verwendet einen Tagessatz: jährliche Personalkosten geteilt durch 215 produktive Tage pro Jahr (der EU-Standard seit 2021). Wenn ein Beschäftigter 50 % seiner Zeit über 12 Monate für das Projekt arbeitet, betragen die förderfähigen Kosten: (Jahresgehalt + Sozialabgaben) / 215 × (215 × 0,5) = 50 % der Jahreskosten. Die Zeit muss in Stundenzetteln — oder über ein gleichwertiges Zeiterfassungssystem — erfasst und prüfbar sein.

Für KMU und Start-ups bietet die Kommission zwei wichtige Flexibilitäten. Erstens können natürliche Personen (Einzelunternehmer oder Freiberufler, die keine Angestellten sind) ihre Zeit nach derselben Stückkostenmethode abrechnen. Zweitens können KMU-Eigentümer, die kein Gehalt beziehen, eine KMU-Eigentümer-Stückkostenrate verwenden — derzeit 5.080 EUR pro Monat bei Vollzeitarbeit am Projekt, die jährlich von der Kommission angepasst wird.

Zu vermeidende Fallstricke bei Personalkosten: Schließen Sie keine Boni oder variable Vergütungen ein, sofern diese nicht Bestandteil des vertraglichen Gehalts sind; schließen Sie keine Rekrutierungskosten ein (diese sind Gemeinkosten, die durch die Pauschale abgedeckt werden); und rechnen Sie keine Zeit für Aktivitäten ab, die nicht in Ihrem Arbeitsplan beschrieben sind. Wenn ein Prüfer Personalkosten findet, die sich nicht bestimmten Projektaktivitäten zuordnen lassen, kann die gesamte Kostenposition aberkannt werden.

Unteraufträge, Ausrüstung und sonstige direkte Kosten

Unteraufträge umfassen Arbeiten, die von Dritten im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags ausgeführt werden. In Horizon Europe müssen Unteraufträge im Antrag ausdrücklich beschrieben werden und sollten nur für Aufgaben genutzt werden, die nicht von den Konsortialpartnern selbst ausgeführt werden können. Die Kosten für Unteraufträge erzeugen keine indirekten Kosten (sie sind von der Pauschalberechnung ausgenommen). Unteraufträge müssen nach dem Grundsatz des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses und, bei höheren Beträgen, im Wege einer Ausschreibung vergeben werden. Die Kommission erwartet in der Regel, dass Unteraufträge unter 30 % des Gesamtbudgets bleiben, sofern dies nicht ausdrücklich begründet ist.

Ausrüstungskosten sind als Abschreibungen für den Anteil der Nutzungsdauer der Ausrüstung förderfähig, der während des Projekts genutzt wird. Wenn Sie ein Instrument für 100.000 EUR mit einer Abschreibungsdauer von 5 Jahren kaufen und Ihr Projekt 2,5 Jahre läuft, wobei das Instrument zu 80 % für die Projektarbeit genutzt wird, betragen die förderfähigen Kosten: 100.000 EUR × (2,5/5) × 0,80 = 40.000 EUR. Die vollen Anschaffungskosten sind nur dann förderfähig, wenn die Ausrüstung ausschließlich für das Projekt genutzt und innerhalb des Projektzeitraums vollständig abgeschrieben wird — was selten der Fall ist.

Zu den sonstigen direkten Kosten gehören Reise- und Aufenthaltskosten (für Projekttreffen, Konferenzen und Feldarbeit), Verbrauchsmaterialien, der Zugang zu Forschungsinfrastrukturen, Veröffentlichungskosten (einschließlich Open-Access-Gebühren, die unter Horizon Europe verpflichtend sind) sowie Kosten für finanzielle Garantien oder Bescheinigungen über die Finanzaufstellungen (CFS). Eine CFS ist von einem unabhängigen Prüfer erforderlich, wenn der vom Begünstigten geltend gemachte gesamte EU-Beitrag 430.000 EUR übersteigt — dieser Schwellenwert wurde im Muster-Finanzhilfevereinbarung 2026–2027 bestätigt.

Alle direkten Kosten mit Ausnahme von Unteraufträgen unterliegen der 25%-Pauschale für indirekte Kosten, die automatisch vom Grant-Management-System der Kommission angewendet wird.

Die 25%-Pauschale für indirekte Kosten

Horizon Europe verwendet einen einheitlichen Pauschalsatz von 25 % für indirekte Kosten (auch Gemeinkosten genannt). Dieser wird automatisch als 25 % aller förderfähigen direkten Kosten ohne Unteraufträge berechnet. Sie müssen Ihre tatsächlichen indirekten Kosten weder begründen noch belegen — der Satz von 25 % wird angewendet, unabhängig davon, ob Ihre realen Gemeinkosten höher oder niedriger sind.

Diese Vereinfachung wurde eingeführt, um die komplexen Gemeinkostenberechnungen zu beseitigen, die im vorherigen Rahmenprogramm (Horizon 2020) erforderlich waren, in dem einige Organisationen tatsächliche indirekte Kosten und andere einen Pauschalsatz verwendeten, was zu Inkonsistenzen und Prüfungsrisiken führte. Unter Horizon Europe verwendet jeder Begünstigte — Universität, Forschungsinstitut, KMU oder Großunternehmen — dieselben 25 %.

Für Start-ups und KMU ist die 25%-Pauschale im Allgemeinen vorteilhaft, da die tatsächlichen Gemeinkosten in kleinen Unternehmen oft niedriger als 25 % der direkten Kosten sind. Der Pauschalsatz bietet effektiv zusätzliche Mittel zur Deckung von Miete, Nebenkosten, IT-Infrastruktur, Verwaltungspersonal und anderen Gemeinkosten, ohne dass eine Dokumentation erforderlich ist.

Für große Forschungsorganisationen mit hohen tatsächlichen Gemeinkosten (60–80 % sind an Universitäten üblich) stellt die 25%-Pauschale eine erhebliche Reduzierung dar. Dies ist eine bewusste politische Entscheidung der Kommission — und ein Grund, warum viele Universitäten nun mehr Kosten als direkte Kosten abrechnen (mit angemessener Begründung), um ihre Erstattung zu maximieren.

Beispiel einer Budgetberechnung: Wenn Ihre direkten Personalkosten 300.000 EUR betragen, die Abschreibung der Ausrüstung 40.000 EUR, die Reisekosten 20.000 EUR und die Unteraufträge 50.000 EUR, betragen Ihre indirekten Kosten: (300.000 + 40.000 + 20.000) × 0,25 = 90.000 EUR. Die Unteraufträge (50.000 EUR) sind von der Pauschalbasis ausgenommen. Ihr gesamtes förderfähiges Budget beträgt 500.000 EUR.

Pauschalbetragsfinanzierung: Der neue Standard im Jahr 2026

Seit 2024 hat die Europäische Kommission Horizon Europe schrittweise auf die Pauschalbetragsfinanzierung umgestellt. Im Arbeitsprogramm 2026–2027 nutzen etwa 50 % der Ausschreibungen Pauschalbeträge anstelle der Erstattung tatsächlicher Kosten. Dies ist eine der größten Veränderungen im EU-Förderwesen — und viele Antragsteller sind darauf noch immer nicht vorbereitet.

Bei der Pauschalbetragsfinanzierung einigt sich das Konsortium auf ein festes Gesamtbudget, das in Arbeitspakete aufgeteilt wird. Jedes Arbeitspaket hat einen festgelegten Pauschalbetrag, Liefergegenstände und Abnahmekriterien. Wenn ein Arbeitspaket abgeschlossen ist und die Liefergegenstände vom Projektverantwortlichen (Project Officer) abgenommen werden, erhalten die Begünstigten den vereinbarten Pauschalbetrag — unabhängig davon, ob die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger waren. Es gibt keine Kostenberichterstattung, keine Stundenzettel, keine Finanzprüfungen einzelner Kostenpositionen.

Die Vorteile sind erheblich: drastisch reduzierter Verwaltungsaufwand, kein Prüfungsrisiko bei einzelnen Kosten und eine schnellere Zahlungsabwicklung. Das Risiko besteht darin, dass der Begünstigte die Differenz selbst trägt, wenn die tatsächlichen Kosten den Pauschalbetrag übersteigen. Sind die Kosten niedriger, behält der Begünstigte den Überschuss.

Die Budgetierung von Pauschalbetragsprojekten erfordert einen anderen Ansatz. Anstatt von einzelnen Kostenpositionen ausgehend aufzubauen, arbeiten Sie von den Ergebnissen rückwärts: Welche Liefergegenstände erzeugt jedes Arbeitspaket, wie viele Personenmonate erfordert dies und was sind realistische Gesamtkosten? Die Kommission stellt auf dem Funding-and-Tenders-Portal ein Tool zur Vorbereitung von Pauschalbeträgen bereit, das bei der Berechnung angemessener Beträge hilft.

Wichtige Regeln: Pauschalbeträge müssen weiterhin auf angemessenen Kostenschätzungen beruhen. Die Kommission kann ein Budget ablehnen, wenn die Beträge eindeutig unverhältnismäßig sind. Unteraufträge innerhalb von Pauschalbeträgen müssen weiterhin dem Grundsatz des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses folgen. Und die Begünstigten müssen die Arbeit weiterhin abschließen — den Erhalt eines Pauschalbetrags ohne Lieferung der vereinbarten Ergebnisse stellt einen Verstoß gegen die Finanzhilfevereinbarung dar.

EIC-Accelerator-Budget: Zuschuss, Eigenkapital und Mischfinanzierung

Das EIC-Accelerator-Budget funktioniert anders als bei standardmäßigen Horizon-Europe-Förderungen. Sie können bis zu 2,5 Mio. EUR an Zuschussförderung beantragen (zu einem Fördersatz von 70 % für Innovationsaktivitäten), bis zu 15 Mio. EUR an Eigenkapitalinvestition vom EIC-Fonds oder eine Kombination aus beidem (Mischfinanzierung). Das Arbeitsprogramm 2026 hob die Mindesteigenkapitalkomponente von 500.000 EUR auf 1 Mio. EUR an.

Die Zuschusskomponente folgt den Horizon-Europe-Kostenregeln: direkte Kosten (Personal, Unteraufträge, Ausrüstung, Reisen, Sonstiges) zuzüglich 25 % pauschaler indirekter Kosten, erstattet zu 70 % der förderfähigen Kosten. Das bedeutet, dass Sie für je 100 EUR an förderfähigen Kosten 70 EUR vom EIC erhalten. Die verbleibenden 30 % müssen Sie selbst kofinanzieren.

Die Eigenkapitalkomponente wird vom EIC-Fonds zum fairen Marktwert investiert. Der Fonds übernimmt in der Regel eine Minderheitsbeteiligung (10–25 %) und investiert parallel zum Zuschuss — das heißt, Sie können sowohl nicht-verwässernde Zuschussförderung als auch Eigenkapitalinvestition in einem einzigen Paket erhalten. Das Eigenkapital wird vom Team des EIC-Fonds verwaltet und folgt einem separaten Due-Diligence-Prozess, der nach der Förderentscheidung in der Regel 3–6 Monate dauert.

Budgettipps speziell für den EIC Accelerator: Strukturieren Sie Ihr Budget um 3–5 Arbeitspakete, die klar auf Entwicklungsmeilensteine abgebildet sind. Der Zuschussanteil sollte F&E-Aktivitäten abdecken (Abschluss der Entwicklung, Tests, Zertifizierung), während der Eigenkapitalanteil als Wachstumskapital positioniert wird (Markteintritt, Skalierung des Teams, kommerzieller Betrieb). Die Gutachter möchten sehen, dass Zuschuss und Eigenkapital unterschiedliche, aber sich ergänzende Zwecke erfüllen — und nicht, dass Sie Zuschussmittel als Ersatz für Eigenkapital verwenden.

Die Gesamtprojektkosten (Zuschuss + Eigenkapital + Ihre Kofinanzierung) können 17,5 Mio. EUR übersteigen, wenn Sie passende private Investitionen einbeziehen. Tatsächlich ist der Nachweis, dass Sie private Koinvestitionen gewonnen haben oder gerade gewinnen, ein starkes positives Signal für die Gutachter.

Budgetfehler, die Anträge zum Scheitern bringen

Budgetfehler gehören zu den am einfachsten von Gutachtern zu erkennenden Fehlern — und zu den am schwersten für Antragsteller zu behebenden. Ein inkonsistentes oder unrealistisches Budget untergräbt den gesamten Implementierungsabschnitt Ihrer Evaluierung.

Fehler 1: Das Budget passt nicht zum Arbeitsplan. Jeder Euro muss sich auf eine bestimmte Aktivität in Ihrem Gantt-Diagramm zurückführen lassen. Wenn Arbeitspaket 3 umfangreiche klinische Studien beschreibt, das Budget aber nur 20.000 EUR an Reisekosten und keine Unteraufträge für eine klinische Auftragsforschungsorganisation ausweist, wird der Gutachter Ihr Verständnis dessen, was die Arbeit tatsächlich erfordert, in Frage stellen.

Fehler 2: Personalkosten, die nicht aufgehen. Wenn Ihr CTO gleichzeitig zu 100 % drei verschiedenen Arbeitspaketen zugeordnet ist oder wenn Ihre gesamten Personenmonate die Anzahl der Personen in Ihrem Team multipliziert mit der Projektdauer übersteigen, werden die Gutachter dies bemerken. Verwenden Sie eine Personenmonats-Zuordnungstabelle und überprüfen Sie, dass die Gesamtzuordnung jedes Teammitglieds höchstens 100 % beträgt.

Fehler 3: Vergessen der Kofinanzierung. Beim Fördersatz von 70 % (EIC Accelerator und Innovationsmaßnahmen) müssen Sie 30 % der förderfähigen Kosten kofinanzieren. Wenn Ihr Gesamtbudget 3 Mio. EUR beträgt, benötigen Sie 900.000 EUR an Kofinanzierung. Zeigen Sie, woher diese stammt — bestehende Einnahmen, Investorenzusagen, nationale Kofinanzierung — andernfalls werden die Gutachter an Ihrer Umsetzungsfähigkeit zweifeln.

Fehler 4: Beantragung eines Budgets, das für Ihre Ziele zu klein oder zu groß ist. Ein KI-Start-up, das behauptet, mit 500.000 EUR ein Foundation-Modell zu bauen und zu kommerzialisieren, ist unglaubwürdig. Ein Zweipersonenteam, das 15 Mio. EUR an Eigenkapital ohne klaren Skalierungsplan beantragt, ist nicht begründbar. Das Budget sollte ehrgeizig, aber vertretbar sein.

Fehler 5: Ignorieren des Tests zur finanziellen Tragfähigkeit. Die Gutachter prüfen, ob die beantragte EU-Förderung im Verhältnis zur Größe Ihres Unternehmens und zu den vorhandenen Ressourcen angemessen ist. Ein Start-up mit 50.000 EUR Jahresumsatz, das 2,5 Mio. EUR an Zuschussförderung beantragt, benötigt eine sehr überzeugende Erklärung, wie es eine Förderung in diesem Umfang aufnehmen und verwalten wird.