Guía de presupuesto para subvenciones de la UE: categorías de costes, normas y plantillas

Fundamentos del presupuesto: qué financia realmente Horizon Europe

Las subvenciones de Horizon Europe reembolsan los costes elegibles que estén directamente vinculados al proyecto. La tasa de financiación varía según el tipo de acción: las Acciones de Investigación e Innovación (RIA) cubren el 100 % de los costes elegibles, mientras que las Acciones de Innovación (IA) cubren el 70 % para entidades comerciales y el 100 % para organizaciones sin ánimo de lucro. El componente de subvención del EIC Accelerator cubre el 70 % de los costes elegibles hasta 2,5 millones EUR.

Los costes elegibles deben cumplir cuatro condiciones: deben incurrirse durante el período del proyecto, deben estar relacionados con el proyecto y previstos en el plan de trabajo, deben cumplir la legislación nacional y de la UE aplicable, y deben ser identificables y verificables en los registros contables del beneficiario. Los costes que no cumplan las cuatro condiciones serán rechazados durante las auditorías financieras, y la Comisión realiza auditorías ex post sistemáticas sobre una muestra de los proyectos finalizados.

El Programa de Trabajo 2026-2027 introdujo importantes simplificaciones presupuestarias. Aproximadamente el 50 % de las convocatorias de Horizon Europe utilizan ahora financiación a tanto alzado en lugar de la justificación de costes reales. Bajo el modelo de suma a tanto alzado, los beneficiarios reciben un importe fijo por paquete de trabajo tras la entrega de los resultados acordados, sin necesidad de hacer seguimiento de partidas de coste individuales. Esto elimina la mayor parte de la carga de justificación, pero exige una presupuestación cuidadosa por adelantado, ya que no se pueden solicitar fondos adicionales si los costes reales superan la suma a tanto alzado.

Costes directos de personal: la mayor partida del presupuesto

Los costes de personal suelen representar entre el 60 % y el 80 % de un presupuesto de Horizon Europe. La Comisión reembolsa los costes salariales reales (salario bruto más las cotizaciones sociales obligatorias del empleador) de los empleados que trabajan en el proyecto, prorrateados según el porcentaje de tiempo dedicado a las actividades del proyecto.

El cálculo estándar utiliza una tarifa diaria: el coste anual de personal dividido entre 215 días productivos al año (el estándar de la UE desde 2021). Si un empleado dedica el 50 % de su tiempo al proyecto durante 12 meses, el coste elegible es: (salario anual + cotizaciones sociales) / 215 × (215 × 0,5) = 50 % del coste anual. El tiempo debe registrarse en hojas de tiempo —o mediante un sistema equivalente de registro horario— y ser auditable.

Para las pymes y las startups, la Comisión ofrece dos flexibilidades importantes. En primer lugar, las personas físicas (autónomos o profesionales independientes que no son empleados) pueden imputar su tiempo utilizando la misma metodología de coste unitario. En segundo lugar, los propietarios de pymes que no perciben un salario pueden utilizar un coste unitario de propietario de pyme, actualmente de 5.080 EUR al mes por trabajo a tiempo completo en el proyecto, ajustado anualmente por la Comisión.

Errores que hay que evitar en los costes de personal: no incluyas bonificaciones ni retribución variable salvo que formen parte del salario contractual; no incluyas costes de contratación de personal (son gastos generales cubiertos por el tipo fijo); y no imputes tiempo a actividades que no estén descritas en tu plan de trabajo. Si un auditor encuentra costes de personal que no pueden vincularse a actividades concretas del proyecto, podría rechazarse toda la partida de coste.

Subcontratación, equipamiento y otros costes directos

La subcontratación cubre el trabajo realizado por terceros bajo un contrato de servicios. En Horizon Europe, la subcontratación debe describirse explícitamente en la propuesta y solo debe utilizarse para tareas que no puedan realizar los propios socios del consorcio. El coste de la subcontratación no genera costes indirectos (queda excluido del cálculo del tipo fijo). Los subcontratos deben adjudicarse siguiendo los principios de la mejor relación calidad-precio y, para importes mayores, mediante licitación competitiva. La Comisión espera por lo general que la subcontratación se mantenga por debajo del 30 % del presupuesto total, salvo justificación específica.

Los costes de equipamiento son elegibles como cargos de amortización por la parte de la vida útil del equipo utilizada durante el proyecto. Si compras un instrumento de 100.000 EUR con una vida de amortización de 5 años y tu proyecto dura 2,5 años con el instrumento usado al 80 % para el trabajo del proyecto, el coste elegible es: 100.000 EUR × (2,5/5) × 0,80 = 40.000 EUR. El coste de compra completo solo es elegible si el equipo se utiliza exclusivamente para el proyecto y se amortiza por completo dentro del período del proyecto, algo poco frecuente.

Otros costes directos incluyen los viajes y dietas (para reuniones de proyecto, congresos y trabajo de campo), los consumibles, el acceso a infraestructuras de investigación, los costes de publicación (incluidas las tasas de acceso abierto, obligatorias en Horizon Europe) y los costes de garantías financieras o de certificados sobre los estados financieros (CFS). Se requiere un CFS de un auditor independiente cuando la contribución total de la UE reclamada por un beneficiario supera los 430.000 EUR, un umbral confirmado en el Modelo de Convenio de Subvención 2026-2027.

Todos los costes directos, excepto la subcontratación, están sujetos al tipo fijo del 25 % para costes indirectos, que el sistema de gestión de subvenciones de la Comisión aplica automáticamente.

El tipo fijo del 25 % para costes indirectos

Horizon Europe utiliza un único tipo fijo del 25 % para los costes indirectos (también llamados gastos generales). Se calcula automáticamente como el 25 % de todos los costes directos elegibles, excluida la subcontratación. No necesitas justificar ni documentar tus costes indirectos reales: el tipo del 25 % se aplica con independencia de que tus gastos generales reales sean mayores o menores.

Esta simplificación se introdujo para eliminar los complejos cálculos de gastos generales que exigía el programa marco anterior (Horizon 2020), en el que algunas organizaciones usaban costes indirectos reales y otras un tipo fijo, lo que generaba inconsistencia y riesgo de auditoría. En Horizon Europe, todo beneficiario —universidad, instituto de investigación, pyme o gran empresa— utiliza el mismo 25 %.

Para startups y pymes, el tipo fijo del 25 % suele ser ventajoso, porque los gastos generales reales en las pequeñas empresas a menudo son inferiores al 25 % de los costes directos. El tipo fijo proporciona en la práctica financiación adicional para cubrir el alquiler, los suministros, la infraestructura informática, el personal administrativo y otros gastos generales sin necesidad de documentación.

Para las grandes organizaciones de investigación con gastos generales reales elevados (es habitual entre el 60 % y el 80 % en las universidades), el tipo fijo del 25 % representa una reducción significativa. Se trata de una decisión política deliberada de la Comisión, y una de las razones por las que muchas universidades imputan ahora más costes como costes directos (con la debida justificación) para maximizar su reembolso.

Ejemplo de cálculo presupuestario: si tus costes directos de personal son de 300.000 EUR, la amortización de equipos es de 40.000 EUR, los viajes de 20.000 EUR y la subcontratación de 50.000 EUR, tus costes indirectos son: (300.000 + 40.000 + 20.000) × 0,25 = 90.000 EUR. La subcontratación (50.000 EUR) queda excluida de la base del tipo fijo. Tu presupuesto elegible total es de 500.000 EUR.

Financiación a tanto alzado: la nueva norma por defecto en 2026

Desde 2024, la Comisión Europea ha ido orientando progresivamente Horizon Europe hacia la financiación a tanto alzado. En el Programa de Trabajo 2026-2027, aproximadamente el 50 % de las convocatorias utilizan sumas a tanto alzado en lugar del reembolso de costes reales. Es uno de los mayores cambios en la gestión de subvenciones de la UE, y muchos solicitantes aún no están preparados para ello.

Bajo la financiación a tanto alzado, el consorcio acuerda un presupuesto total fijo dividido en paquetes de trabajo. Cada paquete de trabajo tiene un importe a tanto alzado definido, entregables y criterios de aceptación. Cuando un paquete de trabajo se completa y los entregables son aceptados por el responsable de proyecto (Project Officer), los beneficiarios reciben la suma a tanto alzado acordada, con independencia de que los costes reales hayan sido mayores o menores. No hay justificación de costes, ni hojas de tiempo, ni auditorías financieras sobre partidas de coste individuales.

Las ventajas son significativas: una carga administrativa drásticamente reducida, ausencia de riesgo de auditoría sobre costes individuales y un procesamiento de pagos más rápido. El riesgo es que, si los costes reales superan la suma a tanto alzado, el beneficiario asume la diferencia. Si los costes son menores, el beneficiario se queda con el excedente.

Presupuestar proyectos a tanto alzado requiere un enfoque distinto. En lugar de partir de partidas de coste individuales, se trabaja en sentido inverso a partir de los resultados: qué entregables produce cada paquete de trabajo, cuántos meses-persona requiere y cuál es un coste total realista. La Comisión ofrece una herramienta de preparación de sumas a tanto alzado en el Portal de Financiación y Licitaciones (Funding and Tenders Portal) que ayuda a calcular los importes adecuados.

Reglas clave: las sumas a tanto alzado deben seguir basándose en estimaciones de coste razonables. La Comisión puede rechazar un presupuesto si los importes son claramente desproporcionados. La subcontratación dentro de las sumas a tanto alzado debe seguir respetando los principios de la mejor relación calidad-precio. Y los beneficiarios deben completar igualmente el trabajo: recibir una suma a tanto alzado sin entregar los resultados acordados constituye un incumplimiento del convenio de subvención.

Presupuesto del EIC Accelerator: subvención, capital y financiación combinada

El presupuesto del EIC Accelerator funciona de forma distinta a las subvenciones estándar de Horizon Europe. Puedes solicitar hasta 2,5 millones EUR en financiación mediante subvención (al tipo del 70 % para actividades de innovación), hasta 15 millones EUR en inversión de capital del EIC Fund, o una combinación de ambas (financiación combinada o blended finance). El Programa de Trabajo 2026 elevó el componente mínimo de capital de 500.000 EUR a 1 millón EUR.

El componente de subvención sigue las normas de costes de Horizon Europe: costes directos (personal, subcontratación, equipamiento, viajes, otros) más el 25 % de costes indirectos a tipo fijo, reembolsados al 70 % de los costes elegibles. Esto significa que por cada 100 EUR de costes elegibles recibes 70 EUR del EIC. Debes cofinanciar tú mismo el 30 % restante.

El componente de capital lo invierte el EIC Fund a una valoración de mercado justa. El Fondo suele tomar una participación minoritaria (10-25 %) e invierte junto con la subvención, lo que significa que puedes recibir tanto financiación no dilutiva mediante subvención como inversión de capital en un único paquete. El capital lo gestiona el equipo del EIC Fund y sigue un proceso de diligencia debida independiente que suele durar entre 3 y 6 meses tras la decisión de financiación.

Consejos presupuestarios específicos del EIC Accelerator: estructura tu presupuesto en torno a entre 3 y 5 paquetes de trabajo que se correspondan claramente con hitos de desarrollo. La parte de subvención debe cubrir actividades de I+D (finalizar el desarrollo, ensayos, certificación), mientras que la parte de capital se posiciona como capital de crecimiento (entrada en el mercado, escalado del equipo, operaciones comerciales). Los evaluadores quieren ver que la subvención y el capital cumplen finalidades distintas pero complementarias, no que utilizas el dinero de la subvención como sustituto del capital.

El coste total del proyecto (subvención + capital + tu cofinanciación) puede superar los 17,5 millones EUR si incluyes inversión privada equiparada. De hecho, demostrar que has atraído o estás atrayendo coinversión privada es una señal muy positiva para los evaluadores.

Errores de presupuesto que hunden las propuestas

Los errores de presupuesto se encuentran entre los fallos más fáciles de detectar para los evaluadores, y entre los más difíciles de subsanar para los solicitantes. Un presupuesto incoherente o poco realista socava toda la sección de Implementación de tu evaluación.

Error 1: el presupuesto no coincide con el plan de trabajo. Cada euro debe poder rastrearse hasta una actividad concreta de tu diagrama de Gantt. Si el Paquete de Trabajo 3 describe extensos ensayos clínicos pero el presupuesto solo muestra 20.000 EUR en viajes y ninguna subcontratación para una organización de investigación clínica, el evaluador cuestionará tu comprensión de lo que el trabajo realmente requiere.

Error 2: costes de personal que no cuadran. Si tu CTO está asignado al 100 % a tres paquetes de trabajo distintos de forma simultánea, o si tus meses-persona totales superan el número de personas de tu equipo multiplicado por la duración del proyecto, los evaluadores lo notarán. Utiliza una tabla de asignación de meses-persona y verifica que la asignación total de cada miembro del equipo no supere el 100 %.

Error 3: olvidar la cofinanciación. Con una tasa de financiación del 70 % (EIC Accelerator y Acciones de Innovación), debes cofinanciar el 30 % de los costes elegibles. Si tu presupuesto total es de 3 millones EUR, necesitas 900.000 EUR de cofinanciación. Muestra de dónde procede —ingresos existentes, compromisos de inversores, cofinanciación nacional— o los evaluadores dudarán de tu capacidad de ejecución.

Error 4: solicitar un presupuesto demasiado pequeño o demasiado grande para tus objetivos. Una startup de IA que afirma que construirá y comercializará un modelo fundacional con 500.000 EUR carece de credibilidad. Un equipo de dos personas que solicita 15 millones EUR en capital sin un plan de escalado claro carece de justificación. El presupuesto debe ser ambicioso pero defendible.

Error 5: ignorar la prueba de sostenibilidad financiera. Los evaluadores comprueban si la financiación de la UE solicitada es proporcionada al tamaño de tu empresa y a tus recursos existentes. Una startup con 50.000 EUR de ingresos anuales que solicita 2,5 millones EUR en subvención necesita una explicación muy convincente de cómo absorberá y gestionará esa escala de financiación.