Guide du budget des subventions de l'UE : catégories de coûts, règles et modèles

Les fondamentaux du budget : ce que finance réellement Horizon Europe

Les subventions Horizon Europe remboursent les coûts éligibles directement liés au projet. Le taux de financement varie selon le type d'action : les actions de recherche et d'innovation (RIA) couvrent 100 % des coûts éligibles, tandis que les actions d'innovation (IA) couvrent 70 % pour les entités commerciales et 100 % pour les organisations à but non lucratif. La composante de subvention de l'EIC Accelerator couvre 70 % des coûts éligibles jusqu'à 2,5 millions d'EUR.

Les coûts éligibles doivent satisfaire à quatre conditions : ils doivent être engagés pendant la durée du projet, ils doivent être liés au projet et prévus dans le plan de travail, ils doivent être conformes à la législation nationale et européenne applicable, et ils doivent être identifiables et vérifiables dans les registres comptables du bénéficiaire. Les coûts qui ne remplissent pas l'ensemble des quatre conditions seront rejetés lors des audits financiers — et la Commission mène des audits ex post systématiques sur un échantillon de projets achevés.

Le programme de travail 2026-2027 a introduit d'importantes simplifications budgétaires. Environ 50 % des appels Horizon Europe utilisent désormais un financement à montant forfaitaire plutôt qu'une déclaration des coûts réels. Dans le cadre du modèle de montant forfaitaire, les bénéficiaires reçoivent un montant fixe par lot de travail à la livraison des résultats convenus — sans obligation de suivre les postes de coûts individuels. Cela élimine la majeure partie de la charge de déclaration mais exige une budgétisation initiale rigoureuse, car vous ne pouvez pas demander de fonds supplémentaires si les coûts réels dépassent le montant forfaitaire.

Coûts directs de personnel : le poste budgétaire le plus important

Les coûts de personnel représentent généralement 60 à 80 % d'un budget Horizon Europe. La Commission rembourse les coûts salariaux réels (salaire brut plus charges sociales patronales obligatoires) des salariés travaillant sur le projet, au prorata du pourcentage de temps consacré aux activités du projet.

Le calcul standard utilise un taux journalier : le coût annuel de personnel divisé par 215 jours productifs par an (la norme de l'UE depuis 2021). Si un salarié consacre 50 % de son temps au projet pendant 12 mois, le coût éligible est : (salaire annuel + charges sociales) / 215 × (215 × 0,5) = 50 % du coût annuel. Le temps doit être enregistré dans des feuilles de temps — ou au moyen d'un système d'enregistrement du temps équivalent — et être auditable.

Pour les PME et les startups, la Commission offre deux flexibilités importantes. Premièrement, les personnes physiques (travailleurs indépendants ou freelances qui ne sont pas salariés) peuvent imputer leur temps en utilisant la même méthodologie de coût unitaire. Deuxièmement, les propriétaires de PME qui ne se versent pas de salaire peuvent utiliser un coût unitaire de propriétaire de PME — actuellement 5 080 EUR par mois pour un travail à temps plein sur le projet, ajusté annuellement par la Commission.

Pièges à éviter concernant les coûts de personnel : n'incluez pas les primes ou les rémunérations variables sauf si elles font partie du salaire contractuel ; n'incluez pas les coûts de recrutement (ce sont des frais généraux couverts par le taux forfaitaire) ; et n'imputez pas de temps pour des activités non décrites dans votre plan de travail. Si un auditeur constate des coûts de personnel qui ne peuvent être rattachés à des activités spécifiques du projet, l'ensemble de la ligne de coût peut être rejeté.

Sous-traitance, équipements et autres coûts directs

La sous-traitance couvre les travaux réalisés par des tiers dans le cadre d'un contrat de prestation de services. Dans Horizon Europe, la sous-traitance doit être explicitement décrite dans la proposition et ne devrait être utilisée que pour des tâches que les partenaires du consortium ne peuvent pas réaliser eux-mêmes. Le coût de la sous-traitance ne génère pas de coûts indirects (il est exclu du calcul du taux forfaitaire). Les contrats de sous-traitance doivent être attribués selon les principes du meilleur rapport qualité-prix et, pour les montants plus élevés, par appel d'offres concurrentiel. La Commission s'attend généralement à ce que la sous-traitance reste inférieure à 30 % du budget total, sauf justification spécifique.

Les coûts d'équipement sont éligibles en tant que charges d'amortissement pour la part de la durée de vie utile de l'équipement utilisée pendant le projet. Si vous achetez un instrument de 100 000 EUR avec une durée d'amortissement de 5 ans et que votre projet dure 2,5 ans avec un instrument utilisé à 80 % pour les travaux du projet, le coût éligible est : 100 000 EUR × (2,5/5) × 0,80 = 40 000 EUR. Le coût d'achat total n'est éligible que si l'équipement est utilisé exclusivement pour le projet et entièrement amorti pendant la durée du projet — ce qui est rare.

Les autres coûts directs comprennent les déplacements et les frais de séjour (pour les réunions de projet, les conférences et les travaux de terrain), les consommables, l'accès aux infrastructures de recherche, les coûts de publication (y compris les frais de libre accès, qui sont obligatoires dans le cadre d'Horizon Europe) et les coûts des garanties financières ou des certificats sur les états financiers (CFS). Un CFS est exigé d'un auditeur indépendant lorsque la contribution totale de l'UE réclamée par un bénéficiaire dépasse 430 000 EUR — ce seuil a été confirmé dans la convention de subvention type 2026-2027.

Tous les coûts directs, à l'exception de la sous-traitance, sont soumis au taux forfaitaire de 25 % pour les coûts indirects, qui est appliqué automatiquement par le système de gestion des subventions de la Commission.

Le taux forfaitaire de 25 % pour les coûts indirects

Horizon Europe utilise un taux forfaitaire unique de 25 % pour les coûts indirects (également appelés frais généraux). Il est calculé automatiquement comme 25 % de l'ensemble des coûts directs éligibles, à l'exclusion de la sous-traitance. Vous n'avez pas besoin de justifier ou de documenter vos coûts indirects réels — le taux de 25 % s'applique que vos frais généraux réels soient plus élevés ou plus faibles.

Cette simplification a été introduite pour éliminer les calculs complexes de frais généraux requis dans le cadre du précédent programme-cadre (Horizon 2020), où certaines organisations utilisaient les coûts indirects réels et d'autres un taux forfaitaire, créant une incohérence et un risque d'audit. Dans le cadre d'Horizon Europe, chaque bénéficiaire — université, institut de recherche, PME ou grande entreprise — utilise le même taux de 25 %.

Pour les startups et les PME, le taux forfaitaire de 25 % est généralement avantageux, car les frais généraux réels des petites entreprises sont souvent inférieurs à 25 % des coûts directs. Le taux forfaitaire fournit en pratique un financement supplémentaire pour couvrir le loyer, les services publics, l'infrastructure informatique, le personnel administratif et d'autres dépenses de frais généraux sans exiger de documentation.

Pour les grandes organisations de recherche aux frais généraux réels élevés (60 à 80 % est courant dans les universités), le taux forfaitaire de 25 % représente une réduction importante. Il s'agit d'un choix politique délibéré de la Commission — et l'une des raisons pour lesquelles de nombreuses universités imputent désormais davantage de coûts en tant que coûts directs (avec une justification appropriée) afin de maximiser leur remboursement.

Exemple de calcul budgétaire : si vos coûts directs de personnel s'élèvent à 300 000 EUR, l'amortissement des équipements à 40 000 EUR, les déplacements à 20 000 EUR et la sous-traitance à 50 000 EUR, vos coûts indirects sont : (300 000 + 40 000 + 20 000) × 0,25 = 90 000 EUR. La sous-traitance (50 000 EUR) est exclue de la base du taux forfaitaire. Votre budget éligible total est de 500 000 EUR.

Financement à montant forfaitaire : la nouvelle norme en 2026

Depuis 2024, la Commission européenne a progressivement orienté Horizon Europe vers le financement à montant forfaitaire. Dans le programme de travail 2026-2027, environ 50 % des appels utilisent des montants forfaitaires plutôt que le remboursement des coûts réels. C'est l'un des plus grands changements dans la gestion des subventions de l'UE — et de nombreux candidats y sont encore mal préparés.

Dans le cadre du financement à montant forfaitaire, le consortium convient d'un budget total fixe réparti en lots de travail. Chaque lot de travail dispose d'un montant forfaitaire défini, de livrables et de critères d'acceptation. Lorsqu'un lot de travail est achevé et que les livrables sont acceptés par le responsable de projet (Project Officer), les bénéficiaires reçoivent le montant forfaitaire convenu — que les coûts réels aient été plus élevés ou plus faibles. Il n'y a pas de déclaration de coûts, pas de feuilles de temps, pas d'audits financiers sur les postes de coûts individuels.

Les avantages sont considérables : une charge administrative considérablement réduite, aucun risque d'audit sur les coûts individuels et un traitement des paiements plus rapide. Le risque est que si les coûts réels dépassent le montant forfaitaire, le bénéficiaire absorbe la différence. Si les coûts sont inférieurs, le bénéficiaire conserve l'excédent.

La budgétisation des projets à montant forfaitaire exige une approche différente. Au lieu de partir des postes de coûts individuels, vous raisonnez à rebours à partir des résultats : quels livrables chaque lot de travail produit-il, combien de personnes-mois cela nécessite-t-il, et quel est un coût total réaliste ? La Commission fournit un outil de préparation des montants forfaitaires sur le portail Funding and Tenders qui aide à calculer les montants appropriés.

Règles clés : les montants forfaitaires doivent toujours reposer sur des estimations de coûts raisonnables. La Commission peut rejeter un budget si les montants sont manifestement disproportionnés. La sous-traitance dans le cadre des montants forfaitaires doit toujours respecter les principes du meilleur rapport qualité-prix. Et les bénéficiaires doivent toujours réaliser les travaux — recevoir un montant forfaitaire sans livrer les résultats convenus constitue une violation de la convention de subvention.

Budget de l'EIC Accelerator : subvention, fonds propres et financement mixte

Le budget de l'EIC Accelerator fonctionne différemment des subventions Horizon Europe standard. Vous pouvez demander jusqu'à 2,5 millions d'EUR de financement par subvention (à un taux de financement de 70 % pour les activités d'innovation), jusqu'à 15 millions d'EUR d'investissement en fonds propres de la part du Fonds EIC, ou une combinaison des deux (financement mixte). Le programme de travail 2026 a relevé la composante minimale de fonds propres de 500 000 EUR à 1 million d'EUR.

La composante de subvention suit les règles de coûts d'Horizon Europe : coûts directs (personnel, sous-traitance, équipements, déplacements, autres) plus 25 % de coûts indirects au taux forfaitaire, remboursés à hauteur de 70 % des coûts éligibles. Cela signifie que pour chaque tranche de 100 EUR de coûts éligibles, vous recevez 70 EUR de l'EIC. Vous devez cofinancer vous-même les 30 % restants.

La composante de fonds propres est investie par le Fonds EIC à la juste valeur de marché. Le Fonds prend généralement une participation minoritaire (10 à 25 %) et investit aux côtés de la subvention — ce qui signifie que vous pouvez recevoir à la fois un financement par subvention non dilutif et un investissement en fonds propres dans un seul ensemble. Les fonds propres sont gérés par l'équipe du Fonds EIC et suivent un processus de diligence raisonnable distinct qui prend généralement de 3 à 6 mois après la décision de financement.

Conseils budgétaires propres à l'EIC Accelerator : structurez votre budget autour de 3 à 5 lots de travail qui correspondent clairement à des jalons de développement. La part de subvention devrait couvrir les activités de R&D (achèvement du développement, tests, certification), tandis que la part de fonds propres est positionnée comme du capital de croissance (entrée sur le marché, développement de l'équipe, opérations commerciales). Les évaluateurs veulent voir que la subvention et les fonds propres servent des objectifs différents mais complémentaires — et non que vous utilisez l'argent de la subvention comme substitut aux fonds propres.

Le coût total du projet (subvention + fonds propres + votre cofinancement) peut dépasser 17,5 millions d'EUR si vous incluez un investissement privé en contrepartie. En effet, démontrer que vous avez attiré ou que vous êtes en train d'attirer un coïnvestissement privé constitue un signal positif fort pour les évaluateurs.

Erreurs budgétaires qui font couler les propositions

Les erreurs budgétaires figurent parmi les plus faciles à repérer pour les évaluateurs — et parmi les plus difficiles à rattraper pour les candidats. Un budget incohérent ou irréaliste compromet l'ensemble de la section Mise en œuvre de votre évaluation.

Erreur 1 : le budget ne correspond pas au plan de travail. Chaque euro doit pouvoir être rattaché à une activité spécifique de votre diagramme de Gantt. Si le lot de travail 3 décrit des essais cliniques approfondis mais que le budget ne prévoit que 20 000 EUR de déplacements et aucune sous-traitance pour un organisme de recherche clinique, l'évaluateur mettra en doute votre compréhension de ce que les travaux nécessitent réellement.

Erreur 2 : des coûts de personnel qui ne sont pas cohérents. Si votre CTO est affecté à 100 % à trois lots de travail différents simultanément, ou si votre total de personnes-mois dépasse le nombre de personnes de votre équipe multiplié par la durée du projet, les évaluateurs le remarqueront. Utilisez un tableau de répartition des personnes-mois et vérifiez que l'affectation totale de chaque membre de l'équipe est au maximum de 100 %.

Erreur 3 : oublier le cofinancement. Au taux de financement de 70 % (EIC Accelerator et actions d'innovation), vous devez cofinancer 30 % des coûts éligibles. Si votre budget total est de 3 millions d'EUR, vous avez besoin de 900 000 EUR de cofinancement. Indiquez d'où il provient — chiffre d'affaires existant, engagements d'investisseurs, cofinancement national — sinon les évaluateurs douteront de votre capacité à exécuter le projet.

Erreur 4 : demander un budget trop faible ou trop élevé par rapport à vos objectifs. Une startup d'IA affirmant qu'elle va construire et commercialiser un modèle de fondation avec 500 000 EUR manque de crédibilité. Une équipe de deux personnes demandant 15 millions d'EUR de fonds propres sans plan de mise à l'échelle clair manque de justification. Le budget doit être ambitieux mais défendable.

Erreur 5 : ignorer le test de viabilité financière. Les évaluateurs vérifient si le financement européen demandé est proportionné à la taille de votre entreprise et à vos ressources existantes. Une startup réalisant 50 000 EUR de chiffre d'affaires annuel et demandant 2,5 millions d'EUR de financement par subvention a besoin d'une explication très convaincante sur la manière dont elle absorbera et gérera une telle ampleur de financement.